Cách gửi hàng đi Nhật bằng đường biển an toàn, tiết kiệm

Vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang Nhật Bản bằng đường biển đang trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp và cá nhân nhờ chi phí hợp lý và khả năng chuyên chở khối lượng lớn. Thay vì lo lắng về chi phí vận chuyển quá cao hay hạn chế về kích thước hàng hóa, giải pháp này mang đến sự linh hoạt, an toàn và tiện lợi cho các lô hàng cồng kềnh hoặc không yêu cầu giao gấp.

Ở nội dung dưới đây bạn sẽ khám phá chi tiết cách gửi hàng đi Nhật bằng đường biển, từ thủ tục, cước phí đến những mẹo đảm bảo an toàn, giúp quá trình xuất nhập khẩu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Quy trình gửi hàng đi Nhật bằng đường biển

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa và loại hàng cấm vận chuyển

Trước khi gửi, hãy rà soát kỹ loại hàng hóa định vận chuyển. Nhật Bản có những quy định nghiêm ngặt về hàng nhập khẩu, một số mặt hàng bị hạn chế hoặc cấm hoàn toàn. Các nhóm hàng cấm thường bao gồm: chất dễ cháy nổ, hóa chất độc hại, một số thực phẩm tươi sống, động vật và sản phẩm từ động vật chưa được kiểm dịch.

Việc kiểm tra này không chỉ giúp tránh rủi ro bị giữ hàng hoặc tiêu hủy mà còn đảm bảo lô hàng của bạn được thông quan nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh.

Bước 2: Liên hệ đơn vị vận chuyển và nhận tư vấn

Sau khi xác định loại hàng, bạn nên liên hệ với các công ty logistics uy tín như Tân Phát Express chuyên tuyến Việt Nam – Nhật Bản. Đơn vị vận chuyển sẽ tư vấn cho bạn lựa chọn hình thức FCL (Full Container Load – nguyên container) hoặc LCL (Less than Container Load – ghép container) tùy theo khối lượng, kích thước và ngân sách.

Ngoài ra, dịch vụ chuyên nghiệp còn hỗ trợ:

• Lên kế hoạch vận chuyển tối ưu về thời gian và chi phí
• Tư vấn đóng gói, bảo hiểm hàng hóa
• Chuẩn bị chứng từ hải quan phù hợp

Bước 3: Đóng gói hàng hóa đúng chuẩn

Đóng gói là bước quan trọng quyết định độ an toàn của hàng hóa trên hành trình biển dài ngày. Các lưu ý quan trọng:

• Sử dụng vật liệu chắc chắn, chống nước, chống va đập
• Phân loại hàng hóa theo tính chất: dễ vỡ, thực phẩm, thiết bị điện tử…
• Ghi rõ thông tin người gửi và người nhận, địa chỉ, số điện thoại và mã bưu điện
• Dán nhãn hướng dẫn xếp đặt hoặc cảnh báo khi cần thiết

Đóng gói chuẩn quốc tế giúp giảm thiểu hư hỏng, thất lạc và thuận tiện cho quá trình xếp dỡ tại cảng.

Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ và hồ sơ hải quan

Hồ sơ đầy đủ là điều kiện tiên quyết để lô hàng thông quan nhanh chóng:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế theo FTA như VJEPA, CPTPP, AJCEP
• Giấy phép, chứng nhận đặc thù nếu hàng thuộc danh mục kiểm soát
• Biên lai cước vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa

Đối với các lô hàng có yêu cầu khai báo đặc biệt, bạn nên liên hệ trước với hải quan để được hướng dẫn chi tiết, tránh sai sót dẫn đến việc hàng bị giữ lại hoặc trì hoãn.

Bước 5: Vận chuyển hàng ra cảng xuất phát

Hàng hóa sau khi hoàn tất đóng gói và chuẩn bị hồ sơ cần được đưa ra cảng xuất phát. Tại Việt Nam, các cảng chính thường được sử dụng là:

• Cảng Cát Lái (TP.HCM) – tuyến chủ lực đi Tokyo, Yokohama, Osaka, Kobe
• Cảng Hải Phòng – thuận tiện cho các tỉnh miền Bắc, đi Osaka, Nagoya, Hakata

Đơn vị vận chuyển sẽ hỗ trợ giao hàng từ kho tới cảng, đảm bảo hàng hóa được xếp vào container hoặc kho chờ đúng quy chuẩn.

Bước 6: Xếp hàng lên tàu và theo dõi lịch trình

Tại cảng, hàng hóa sẽ được xếp lên tàu container. Một số điểm cần lưu ý:

• Kiểm tra tình trạng container, seal số hiệu, tránh rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển
• Nhận lịch trình tàu và thời gian dự kiến cập cảng Nhật Bản
• Lưu giữ mã tracking để theo dõi hành trình

Việc nắm rõ lộ trình giúp bạn chủ động thông báo cho khách hàng hoặc người nhận, đồng thời chuẩn bị thủ tục nhập khẩu tại Nhật.

Bước 7: Làm thủ tục nhập khẩu và giao hàng

Khi hàng đến cảng Nhật, quá trình thông quan bắt đầu:

• Hải quan Nhật kiểm tra hồ sơ và hàng hóa theo quy định
• Nếu hàng hóa được miễn kiểm tra bổ sung và hợp lệ, lô hàng sẽ được thông quan
• Đơn vị vận chuyển thực hiện giao hàng tận địa chỉ người nhận
• Trong trường hợp phát sinh sự cố: hư hỏng, thiếu hàng hoặc chậm thông quan, công ty logistics sẽ hỗ trợ giải quyết theo hợp đồng và chính sách bảo hiểm

Lưu ý giúp gửi hàng an toàn, tiết kiệm

Việc gửi hàng đi Nhật, đặc biệt qua đường biển, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo hàng hóa đến nơi nguyên vẹn, đúng thời gian và tối ưu chi phí. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp quá trình gửi hàng diễn ra thuận lợi:

• Chọn đơn vị logistics uy tín: Hợp tác với các đơn vị có kinh nghiệm lâu năm và mạng lưới rộng tại cả Việt Nam và Nhật Bản, như Tân Phát Express sẽ giúp bạn được tư vấn phương thức vận chuyển phù hợp (FCL, LCL), chuẩn bị đầy đủ chứng từ hải quan và giám sát lộ trình hàng hóa liên tục.
• Đóng gói chắc chắn, bảo vệ hàng hóa: Hãy sử dụng thùng, pallet hoặc container phù hợp, chèn lót kỹ bằng vật liệu chống va đập, chống ẩm mốc, đặc biệt với các mặt hàng dễ vỡ hoặc có giá trị cao. Ghi nhãn đầy đủ thông tin người gửi, người nhận và chi tiết hàng hóa để tránh nhầm lẫn.
• Mua bảo hiểm hàng hóa: Bảo hiểm giúp bảo vệ tài chính trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc hoặc chậm trễ. Đây là bước cần thiết đối với lô hàng lớn, cồng kềnh hoặc có giá trị cao, đảm bảo an tâm trong suốt quá trình vận chuyển.
• So sánh giá và kiểm tra phí phát sinh: Trước khi thanh toán, hãy yêu cầu báo giá chi tiết và hỏi rõ các khoản phụ phí tiềm ẩn như THC (xếp/dỡ hàng tại cảng), phụ phí nhiên liệu, phí kiểm tra hải quan, phí lưu kho hoặc bảo hiểm. Việc này giúp lập kế hoạch ngân sách chính xác, tránh phát sinh ngoài dự kiến.

Ngoài ra sử dụng hệ thống tracking trực tuyến qua website hoặc ứng dụng di động của đơn vị vận chuyển để giám sát hành trình hàng hóa, nắm các mốc quan trọng như lên tàu, đến cảng Nhật, làm thủ tục hải quan và giao hàng. Điều này giúp phản ứng kịp thời khi có sự cố và đảm bảo lô hàng được giao đúng hạn.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ cách gửi hàng đi Nhật bằng đường biển một cách an toàn, tiết kiệm chi phí và đảm bảo đúng thủ tục hải quan. Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, đóng gói kỹ lưỡng, mua bảo hiểm hàng hóa và theo dõi tiến trình vận chuyển sẽ giúp lô hàng đến nơi một cách thuận lợi nhất. Để được tư vấn chi tiết về phương thức vận chuyển, bảng giá và hỗ trợ thực hiện thủ tục, hãy liên hệ ngay qua hotline 1900 886 672 của chúng tôi.