Giao thương quốc tế ngày càng phát triển, việc gửi hàng đi Nhật Bản trở thành nhu cầu quen thuộc của nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Viettel Post, với uy tín lâu năm và mạng lưới vận chuyển rộng khắp, là lựa chọn tin cậy giúp việc gửi hàng trở nên nhanh chóng, an toàn và tiện lợi.
Nếu bạn đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu, bài viết của Tân Phát Express sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước cách gửi hàng đi Nhật qua Viettel Post giúp bạn thực hiện mọi thủ tục dễ dàng và hiệu quả.
Chuẩn bị trước khi gửi hàng
Trước khi tiến hành gửi hàng sang Nhật Bản, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, an toàn và tuân thủ đúng các quy định hải quan.
1. Xác định loại hàng hóa và kiểm tra tính hợp pháp
Trước tiên, bạn cần kiểm tra kỹ danh sách các mặt hàng được phép nhập khẩu vào Nhật Bản. Một số loại hàng phổ biến có thể gửi bao gồm quần áo, giày dép, phụ kiện, thực phẩm khô, mỹ phẩm, dược phẩm không kê đơn và hàng điện tử. Ngược lại, những mặt hàng bị cấm hoặc hạn chế nghiêm ngặt gồm:
- Thực phẩm tươi sống, thực phẩm từ động vật chưa chế biến (như thịt, trứng, sữa).
- Động, thực vật quý hiếm và sản phẩm từ động vật hoang dã (ngà voi, sừng tê giác…).
- Hàng hóa nguy hiểm, chất kích thích, ma túy, vũ khí, tiền giả, chất độc hại.
Việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi sẽ giúp tránh rủi ro hàng hóa bị giữ lại tại hải quan, chậm trễ hoặc bị trả lại.
2. Đóng gói hàng hóa an toàn
Đóng gói đúng cách là yếu tố then chốt để bảo vệ hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển quốc tế. Một số lưu ý quan trọng:
- Sử dụng thùng carton chắc chắn, phù hợp với kích thước và trọng lượng hàng hóa.
- Bọc các sản phẩm dễ vỡ bằng giấy bọc khí (bubble wrap) hoặc xốp bảo vệ.
- Đối với hàng hóa dạng chất lỏng hoặc dễ đổ vỡ, nên đặt trong túi chống rò rỉ và xếp vào thùng carton chắc chắn.
- Dán nhãn “Fragile” (Dễ vỡ) hoặc các hướng dẫn xử lý đặc biệt bên ngoài kiện hàng để nhân viên vận chuyển nhận biết.
Nếu muốn tối ưu bảo vệ hàng hóa, bạn có thể sử dụng dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp của Viettel Post, họ sẽ hỗ trợ đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo kiện hàng an toàn trong suốt hành trình đến Nhật Bản.
3. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Các giấy tờ đầy đủ và chính xác sẽ giúp thủ tục hải quan nhanh chóng, tránh phát sinh sự cố. Những giấy tờ thường được yêu cầu gồm:
- Hóa đơn thương mại (Invoice): Liệt kê chi tiết mặt hàng, số lượng, giá trị.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin): Xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, cần thiết đối với một số loại hàng nhất định.
- Danh sách đóng gói (Packing List): Ghi rõ trọng lượng, kích thước, số lượng từng sản phẩm trong kiện hàng.
- Các giấy tờ khác tùy thuộc vào loại hàng hóa, ví dụ như giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm hoặc chứng nhận kiểm dịch đối với một số sản phẩm đặc biệt.
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này sẽ giúp Viettel Post hoặc bất kỳ đơn vị vận chuyển nào có thể xử lý nhanh chóng, tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.
Các bước gửi hàng đi Nhật bằng Viettel Post
Bước 1: Xác định điểm gửi hàng
- Tìm bưu cục Viettel Post gần nhất: Bạn có thể đến trực tiếp bưu cục để gửi hàng, nhân viên sẽ hỗ trợ bạn từ việc tư vấn dịch vụ đến đóng gói.
- Đăng ký tài khoản gửi hàng online: Nếu muốn gửi hàng tiện lợi tại nhà, tải ứng dụng ViettelPost trên Android hoặc iOS, đăng ký tài khoản và lên đơn trực tiếp trên app. Dịch vụ sẽ hỗ trợ nhân viên đến tận nơi lấy hàng.
Bước 2: Khai báo thông tin người gửi và người nhận
- Thông tin người gửi: Họ tên, địa chỉ chi tiết, số điện thoại liên hệ.
- Thông tin người nhận tại Nhật Bản: Ghi chính xác bằng chữ Latin/romaji theo quy chuẩn quốc tế, bao gồm: họ tên, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại.
- Việc khai báo đầy đủ, chính xác giúp tránh rủi ro thất lạc hoặc chậm trễ hàng hóa.
Bước 3: Thực hiện cân hàng, khai báo giấy tờ và lựa chọn dịch vụ
- Cân hàng hóa: Nhân viên Viettel Post sẽ cân để tính cước chính xác.
- Khai báo giấy tờ: Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, danh sách đóng gói nếu cần.
- Lựa chọn dịch vụ vận chuyển:
- Chuyển phát tiêu chuẩn: Thời gian giao hàng ổn định, chi phí hợp lý.
- Chuyển phát nhanh: Dành cho hàng cần giao gấp, thời gian nhanh hơn nhưng cước phí cao hơn.
Lưu ý: Hàng hóa cần đóng gói chắc chắn, đặc biệt là mặt hàng dễ vỡ hoặc có chất lỏng. Viettel Post hỗ trợ dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp.
Bước 4: Thanh toán cước phí
- Hình thức thanh toán:
- Tiền mặt tại bưu cục
- Thẻ ngân hàng
- Thanh toán điện tử trực tuyến trên app ViettelPost
- Sau khi thanh toán thành công, hệ thống sẽ xác nhận và phát sinh mã vận đơn cho kiện hàng của bạn.
Bước 5: Nhận mã vận đơn và theo dõi hành trình
- Nhận mã vận đơn: Mỗi kiện hàng sẽ được cấp một mã duy nhất để tra cứu.
- Theo dõi đơn hàng:
- Qua ứng dụng ViettelPost: Đăng nhập → “Tra cứu hành trình đơn hàng” → nhập mã vận đơn → xem trạng thái.
- Qua website ViettelPost: Truy cập viettelpost.com.vn → Tra cứu vận đơn → nhập mã để cập nhật tình trạng đơn hàng.
- Bạn có thể theo dõi trực tiếp vị trí kiện hàng, trạng thái giao nhận và thời gian cập nhật mới nhất, đồng thời liên hệ bưu tá nếu cần hỗ trợ.
Với quy trình này, việc gửi hàng đi Nhật Bản bằng Viettel Post trở nên đơn giản, nhanh chóng và an toàn, đồng thời bạn hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi và quản lý kiện hàng.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết các bước gửi hàng đi Nhật Bản bằng Viettel Post. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ về thủ tục, chi phí, dịch vụ đóng gói, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Tân Phát Express qua hotline 1900 886 672 để được tư vấn và giải đáp nhanh chóng. Với sự hướng dẫn tận tình, bạn sẽ yên tâm gửi hàng đi Nhật an toàn, đúng thời gian và hiệu quả.
Công ty gửi hàng đi quốc tế uy tín
Đội ngũ chúng tôi rất vui được nhận yêu cầu tư vấn từ quý khách hàng!
