Việc gửi hàng ra nước ngoài đặc biệt là sang Mỹ ngày nay đã trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp và cá nhân. Tuy với những ai lần đầu thực hiện, quy trình vận chuyển quốc tế có thể vẫn còn khá mới mẻ và nhiều bỡ ngỡ.
Hiểu được điều đó, Tân Phát Express sẽ giúp bạn nắm rõ cách gửi đồ đi Mỹ nhanh chóng, tiết kiệm và an toàn nhất từ khâu chuẩn bị, đóng gói đến lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp, để mỗi kiện hàng đều đến tay người nhận trọn vẹn và đúng hẹn.
Chuẩn bị gửi hàng
Trước khi gửi hàng sang Mỹ, việc chuẩn bị kỹ càng là yếu tố quan trọng giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và an toàn. Chủ shop hoặc cá nhân cần lưu ý ba yếu tố chính như sau:
1. Lựa chọn hàng hóa được phép gửi sang Mỹ
- Kiểm tra danh mục hàng hóa bị cấm và hạn chế nhập khẩu tại Mỹ để tránh rủi ro hàng bị trả về hoặc hủy.
- Một số mặt hàng thường bị hạn chế hoặc cấm bao gồm: sinh vật sống, vũ khí, chất dễ cháy nổ, hàng giả, hàng nhái, thuốc lá điện tử, một số loại hóa chất và thực phẩm đặc thù.
- Với thực phẩm, cần tuân thủ quy định của FDA: lô hàng dưới 800 USD và gửi cá nhân đến cá nhân thường không cần giấy phép, nhưng có một số ngoại lệ như tổ yến, nước yến, cá đóng hộp.
2. Cách đóng gói đồ đúng chuẩn
Đóng gói hàng hóa đúng cách không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa tránh hư hỏng, vỡ mà còn đảm bảo thông tin kiện hàng rõ ràng:
- Chọn hộp hoặc thùng đóng gói phù hợp về chất liệu và kích thước, tránh sử dụng vật liệu quá mỏng hoặc không chịu lực.
- Sử dụng vật liệu đệm như bọt khí, giấy, mút xốp để lấp đầy khoảng trống, hạn chế va chạm trong quá trình vận chuyển.
- Bọc riêng từng sản phẩm nếu gửi nhiều món hàng trong cùng một kiện, sử dụng vật liệu phân tách thích hợp.
- Ký mã kiện hàng và ghi thông tin đầy đủ, bao gồm địa chỉ người gửi, người nhận, nội dung hàng hóa và số lượng. Việc này giúp hàng hóa được theo dõi và đảm bảo đến đúng người nhận.
3. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Để hàng hóa thông quan thuận lợi, chủ shop nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) thể hiện chi tiết từng mặt hàng, giá trị, số lượng.
- Giấy tờ xuất khẩu như chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) nếu được yêu cầu.
- Tờ khai hải quan nếu lô hàng thuộc diện phải khai báo khi xuất khẩu.
- Các giấy tờ bổ sung khác tùy mặt hàng: giấy phép nhập khẩu (Import License), chứng nhận kiểm định (Certificate of Analysis), giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu an toàn hóa chất,…
Lưu ý: Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và đóng gói cẩn thận không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển quốc tế.
Quy trình gửi hàng đi Mỹ nhanh và hiệu quả
Bước 1: Liên hệ với đơn vị vận chuyển uy tín
Trước tiên, bạn cần lựa chọn một đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm quốc tế, hiểu rõ các thủ tục hải quan và có khả năng tư vấn chi tiết về loại hàng hóa được phép gửi. Các công ty phổ biến mà bạn có thể tham khảo gồm DHL, FedEx, UPS, EMS, hoặc các dịch vụ vận tải chuyên nghiệp trong nước như Tân Phát Express.
Việc hợp tác với đơn vị đáng tin cậy giúp bạn tối ưu thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình gửi hàng. Đồng thời, các nhà vận chuyển uy tín còn hỗ trợ bạn kiểm tra danh mục hàng cấm, tư vấn phương thức vận chuyển phù hợp và cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho các mặt hàng có giá trị cao.
Bước 2: Đóng gói hàng hóa tại nhà hoặc tại cơ sở vận chuyển
Đóng gói đúng cách là yếu tố quan trọng giúp bảo vệ hàng hóa trong suốt hành trình dài. Bạn có thể thực hiện bước này tại nhà hoặc nhờ đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp thực hiện. Hãy sử dụng thùng carton chắc chắn, chống va đập, bọc đệm bảo vệ như bubble wrap, mút xốp, giấy lót cho các sản phẩm dễ vỡ như thủy tinh, gốm sứ hay thiết bị điện tử.
Sắp xếp sản phẩm ở giữa thùng, chèn đầy khoảng trống xung quanh bằng vật liệu đệm để cố định. Niêm phong kỹ lưỡng và dán nhãn thông tin chi tiết: địa chỉ, họ tên và số điện thoại người nhận. Nếu hàng hóa dễ vỡ, hãy ghi chú rõ ràng để nhân viên vận chuyển xử lý cẩn thận.
Bước 3: Khai báo hải quan và làm thủ tục vận chuyển
Trước khi gửi hàng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi. Các tài liệu thường bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): ghi rõ giá trị, mô tả chi tiết sản phẩm và mã HS.
- Phiếu đóng gói (Packing List): liệt kê số lượng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói từng món hàng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): cần thiết với một số mặt hàng đặc thù để xác minh quốc gia sản xuất.
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration): bắt buộc đối với những hàng hóa giá trị cao hoặc số lượng lớn.
Việc chuẩn bị giấy tờ minh bạch giúp giảm thiểu rủi ro bị từ chối thông quan, trì hoãn hoặc phát sinh chi phí bổ sung.
Bước 4: Theo dõi đơn hàng qua hệ thống của công ty vận chuyển
Sau khi hàng hóa đã được gửi đi, bạn nên theo dõi hành trình đơn hàng thông qua hệ thống tracking trực tuyến của đơn vị vận chuyển. Việc này giúp bạn nắm bắt chính xác vị trí hiện tại của kiện hàng, thời gian cập bến và các điểm trung chuyển. Nếu có sự cố phát sinh như chậm trễ hoặc hư hỏng, bạn có thể phối hợp kịp thời với đơn vị vận chuyển để xử lý nhanh chóng, đảm bảo hàng hóa vẫn được giao đúng hạn.
Bước 5: Nhận hàng tại địa chỉ Mỹ
Và ở bước 5 này đảm bảo rằng thông tin người nhận đầy đủ và chính xác bao gồm họ tên, địa chỉ chi tiết, mã ZIP và số điện thoại. Thông tin rõ ràng giúp đơn vị vận chuyển định vị địa điểm nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro thất lạc. Với các mặt hàng giá trị cao, bạn nên sử dụng dịch vụ bảo hiểm để được bồi thường nếu xảy ra sự cố. Khi người nhận không có mặt, dịch vụ giao lại hoặc kho trung gian của đơn vị vận chuyển sẽ hỗ trợ đảm bảo hàng hóa vẫn được nhận đúng tiến độ.
Mẹo gửi hàng qua Mỹ tiết kiệm và nhanh
So sánh giá cước của các đơn vị vận chuyển
Trước khi gửi hàng, hãy tìm hiểu và so sánh bảng giá cước của nhiều đơn vị vận chuyển như DHL, FedEx, UPS, EMS hoặc các công ty vận tải uy tín trong nước như Tân Phát Express. Mỗi đơn vị sẽ có mức giá khác nhau tùy theo trọng lượng, kích thước hàng hóa và phương thức vận chuyển. Việc so sánh kỹ lưỡng giúp bạn lựa chọn dịch vụ vừa phù hợp ngân sách vừa đảm bảo chất lượng và thời gian giao hàng.
Chọn hình thức vận chuyển phù hợp với loại hàng và ngân sách
Việc chọn đúng phương thức vận chuyển quyết định chi phí và tốc độ giao hàng. Ví dụ:
- Đường hàng không: Phù hợp với hàng giá trị cao hoặc cần giao nhanh, chi phí cao hơn nhưng thời gian chỉ từ 3-12 ngày làm việc.
- Đường biển: Lý tưởng cho hàng cồng kềnh, số lượng lớn, chi phí thấp nhưng thời gian giao hàng lâu hơn, từ 30-45 ngày.
- Kết hợp hai phương thức: Có thể tối ưu chi phí và vẫn đảm bảo thời gian, phù hợp với các doanh nghiệp cần vận chuyển đa dạng mặt hàng.
Lựa chọn hợp lý dựa trên đặc tính sản phẩm và ngân sách sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể.
Đóng gói khoa học để giảm thể tích và trọng lượng
Cách đóng gói hợp lý không chỉ bảo vệ hàng hóa mà còn giúp giảm trọng lượng và thể tích, từ đó tiết kiệm chi phí vận chuyển. Một số mẹo hữu ích:
- Chọn thùng carton chắc chắn nhưng gọn nhẹ, sử dụng vật liệu đệm vừa đủ.
- Sắp xếp sản phẩm theo tối ưu không gian, chèn đệm để cố định mà không làm tăng kích thước quá mức.
- Sử dụng vật liệu đóng gói chuyên dụng như bubble wrap, giấy lót mỏng nhưng vẫn đảm bảo chống va đập.
Đóng gói khoa học giúp giảm trọng lượng quy đổi, tránh chi phí phát sinh không cần thiết.
Hầu hết các đơn vị vận chuyển quốc tế đều cung cấp dịch vụ thu gom hàng tận nơi, giúp bạn tiết kiệm thời gian đi lại và giảm rủi ro trong quá trình vận chuyển từ nhà đến kho. Điều này đặc biệt tiện lợi với các shop online, doanh nghiệp nhỏ hoặc khi gửi hàng số lượng lớn.
Theo dõi lộ trình hàng hóa để xử lý kịp thời
Sau khi gửi hàng, hãy theo dõi hành trình đơn hàng qua hệ thống tracking trực tuyến của đơn vị vận chuyển. Việc nắm bắt vị trí và trạng thái kiện hàng giúp bạn:
- Phát hiện kịp thời nếu có chậm trễ, thất lạc hoặc hư hỏng.
- Chủ động phối hợp với đơn vị vận chuyển để xử lý nhanh chóng.
- Đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và an toàn đến tay người nhận.
So sánh giá cước, chọn hình thức vận chuyển hợp lý, đóng gói khoa học, sử dụng dịch vụ lấy hàng tận nơi và theo dõi sát sao lộ trình là những mẹo quan trọng giúp gửi hàng đi Mỹ vừa tiết kiệm vừa nhanh chóng, tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết giúp bạn nắm rõ cách gửi đồ qua Mỹ giá rẻ, đơn giản và nhanh chóng. Điều quan trọng nhất là bạn cần chọn đúng đối tác vận chuyển uy tín, tối ưu hóa việc đóng gói để tiết kiệm chi phí, và khai báo hàng hóa minh bạch để hàng thông quan thuận lợi.
Đừng để những lo lắng về chi phí hay thủ tục làm trì hoãn kế hoạch của bạn. Hãy liên hệ ngay với chuyên viên tư vấn của chúng tôi (hoặc: của Tân Phát Express qua Hotline 1900 886 672 để được hỗ trợ báo giá ưu đãi nhất và đảm bảo kiện hàng của bạn được vận chuyển đến Mỹ an toàn, tiết kiệm và đúng hẹn!
Công ty gửi hàng đi quốc tế uy tín
Đội ngũ chúng tôi rất vui được nhận yêu cầu tư vấn từ quý khách hàng!
