Gửi hàng đi Mỹ cần những gì? Hồ sơ, thủ tục và quy định cần biết

Muốn gửi hàng đi Mỹ thuận lợi, người gửi cần chuẩn bị đúng từ hàng hóa, giấy tờ, cách đóng gói đến thủ tục khai báo và quy định nhập khẩu.

Vậy gửi hàng đi Mỹ cần những gì và cần lưu ý gì để hạn chế phát sinh khi thông quan? Tân Phát Express sẽ hướng dẫn chi tiết từ A–Z ngay dưới đây.

Gửi hàng đi Mỹ cần những gì? (Điều kiện & Giấy tờ cơ bản)

Để gửi hàng từ Việt Nam sang Mỹ thuận lợi, người gửi cần chuẩn bị thông tin cá nhân, thông tin người nhận và chứng từ khai báo hàng hóa đầy đủ, chính xác.

• Giấy tờ cá nhân của người gửi: Cung cấp họ tên đầy đủ, địa chỉ tại Việt Nam và số điện thoại liên hệ. Với một số dịch vụ hoặc trường hợp cần đối chiếu danh tính, người gửi có thể được yêu cầu xuất trình CCCD/CMND hoặc hộ chiếu. Nếu gửi hàng với tư cách doanh nghiệp, cần bổ sung thông tin doanh nghiệp theo yêu cầu của đơn vị vận chuyển và thủ tục xuất khẩu.
• Thông tin người nhận tại Mỹ: Cần có họ tên, địa chỉ đầy đủ, thành phố, tiểu bang, ZIP Code, số điện thoại và email nếu được yêu cầu. Địa chỉ phải chính xác, đặc biệt là mã ZIP Code, để hạn chế tình trạng giao nhầm, giao chậm hoặc phải xác minh lại thông tin.
• Chứng từ khai báo hàng hóa: Tùy từng lô hàng, người gửi có thể cần Commercial Invoice hoặc Proforma Invoice. Nội dung nên thể hiện rõ tên hàng, mô tả sản phẩm, số lượng, giá trị khai báo, đơn vị tiền tệ, xuất xứ và mục đích gửi như quà tặng, hàng cá nhân, hàng mẫu hoặc hàng thương mại. Không nên khai báo chung chung hoặc cố tình giảm giá trị hàng hóa vì có thể gây khó khăn khi thông quan.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Cần thiết hơn đối với kiện hàng có nhiều chủng loại hoặc lô hàng thương mại. Phiếu này liệt kê từng mặt hàng, số lượng, số kiện, trọng lượng và kích thước để đơn vị vận chuyển và cơ quan chức năng đối chiếu khi xử lý lô hàng.
• Tờ khai hải quan và chứng từ bổ sung: Một số lô hàng có giá trị cao, số lượng lớn hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành có thể phải thực hiện thêm tờ khai xuất khẩu, giấy phép xuất khẩu, C/O hoặc chứng nhận chuyên ngành. Các yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại hàng và quy định tại thời điểm nhập khẩu.
• Điều kiện đối với hàng đặc thù: Thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, sản phẩm có nguồn gốc động thực vật, hàng chứa pin hoặc hóa chất có thể phải đáp ứng thêm quy định của cơ quan quản lý Mỹ và hãng vận chuyển. Chẳng hạn, một số nhóm hàng thực phẩm có thể liên quan đến yêu cầu của FDA, trong khi hàng chứa pin hoặc chất có nguy cơ nguy hiểm có thể cần SDS/MSDS hoặc chứng từ kỹ thuật phù hợp.

Lưu ý: Không phải mọi kiện hàng gửi đi Mỹ đều phải có đầy đủ tất cả các loại giấy tờ trên. Hồ sơ thực tế phụ thuộc vào loại hàng, mục đích gửi, giá trị, phương thức vận chuyển và yêu cầu của hãng vận chuyển/hải quan.

Các chứng từ & Thủ tục gửi hàng đi Mỹ bắt buộc theo mặt hàng

Xem thêm: Gửi hàng đi Mỹ mất bao lâu?

Quy trình & Thủ tục gửi hàng qua Mỹ từng bước chuẩn xác

Bước 1: Kiểm tra mặt hàng và xác định điều kiện nhập khẩu vào Mỹ

Trước tiên, cần xác định chính xác tên, số lượng, công dụng và thành phần của hàng hóa dự định gửi. Đây là cơ sở để kiểm tra mặt hàng có được phép vận chuyển, có thuộc nhóm hạn chế hay cần giấy phép, chứng nhận chuyên ngành hay không.

Đặc biệt, thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, sản phẩm có nguồn gốc động thực vật, pin, chất lỏng hoặc hàng chứa hóa chất thường có yêu cầu riêng. Đồng thời, người gửi nên xác định mục đích của lô hàng là quà tặng, đồ dùng cá nhân, hàng mẫu hay hàng thương mại để lựa chọn hồ sơ khai báo phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin và chứng từ cần thiết

Người gửi cần cung cấp đầy đủ thông tin của cả hai bên, gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại và mã ZIP của người nhận tại Mỹ. Tùy từng lô hàng, hồ sơ có thể gồm Commercial Invoice/Proforma Invoice, Packing List, vận đơn (Air Waybill), hóa đơn mua hàng, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), tờ khai hải quan hoặc các giấy tờ chuyên ngành khác.

Với thực phẩm, mỹ phẩm và một số sản phẩm liên quan đến sức khỏe, cần kiểm tra thêm yêu cầu của cơ quan quản lý Mỹ như FDA; hàng có pin, hóa chất hoặc thành phần nguy hiểm có thể phải cung cấp SDS/MSDS. Nội dung khai báo phải trung thực về tên hàng, số lượng, giá trị và mục đích sử dụng để hạn chế nguy cơ bị giữ hàng hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ.

Bước 3: Đóng gói, ghi nhãn và bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Hàng hóa cần được đóng gói phù hợp với đặc tính sản phẩm và quãng đường vận chuyển quốc tế. Sản phẩm dễ vỡ nên được bọc chống sốc, chèn kín khoảng trống và gia cố thùng; hàng có nhiều sản phẩm cần sắp xếp cố định để tránh xô lệch. Bên ngoài kiện hàng phải thể hiện rõ thông tin người gửi, người nhận và các ký hiệu xử lý cần thiết nếu có.

Sau khi hoàn tất đóng gói, đơn vị vận chuyển sẽ kiểm tra hàng, cân đo kích thước để xác định trọng lượng tính cước, đối chiếu chứng từ và tiếp nhận kiện hàng. Người gửi nên giữ lại mã vận đơn/tracking để chủ động theo dõi hành trình.

Bước 4: Làm thủ tục thông quan tại Mỹ và giao đến người nhận

Sau khi rời Việt Nam, hàng được vận chuyển đến Mỹ và thực hiện các bước kiểm tra, thông quan theo quy định. Cơ quan chức năng có thể kiểm tra hồ sơ, giá trị, nội dung khai báo hoặc tiến hành kiểm tra thực tế đối với những lô hàng cần xác minh thêm. Nếu chứng từ hợp lệ, hàng đáp ứng điều kiện nhập khẩu và không phát sinh yêu cầu bổ sung, kiện hàng sẽ được chuyển sang khâu phát hàng nội địa đến địa chỉ người nhận.

Trong trường hợp có thuế, phí hoặc yêu cầu bổ sung từ phía hải quan/đơn vị vận chuyển, người gửi hoặc người nhận cần phối hợp cung cấp thông tin và hoàn tất nghĩa vụ liên quan trước khi hàng được giao.

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã nắm rõ gửi hàng đi Mỹ cần những gì cũng như các thủ tục gửi hàng đi Mỹ quan trọng để chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác. Việc hiểu rõ các điều kiện gửi hàng đi Mỹ và quy định hải quan không chỉ giúp kiện hàng của bạn thông quan thuận lợi, nhanh chóng mà còn tránh được những rủi ro chi phí phát sinh không đáng có.

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về thủ tục gửi hàng qua Mỹ hoặc cần hỗ trợ làm chứng nhận FDA, MSDS trọn gói, hãy liên hệ ngay với Tân Phát Express. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí, hỗ trợ đóng gói chuẩn quy cách và đồng hành cùng bạn đưa từng kiện hàng sang Mỹ an toàn, đúng hẹn.