Gửi hàng mẫu đi Mỹ: thủ tục và cách khai hàng mẫu

Gửi hàng mẫu đi Mỹ là bước quan trọng khi doanh nghiệp cần giới thiệu sản phẩm, gửi mẫu cho đối tác kiểm tra hoặc thử nghiệm cơ hội kinh doanh tại thị trường Hoa Kỳ. Tuy nhiên, một kiện hàng mẫu vẫn phải được chuẩn bị đúng cách về đóng gói, chứng từ, thông tin sản phẩm và khai báo hải quan để hạn chế phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Dưới đây Tân Phát Express sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục gửi hàng mẫu đi Mỹ, hồ sơ cần chuẩn bị và cách khai hàng mẫu phù hợp, từ đó chủ động hơn về thời gian, chi phí và quá trình thông quan.

Cách lập Invoice & Khai báo giá trị (Valuation) đúng luật Hải quan Mỹ

Khi gửi hàng mẫu đi Mỹ, Invoice cần thể hiện chính xác tên hàng, số lượng, giá trị, xuất xứ và mục đích gửi. Hàng mẫu không bán lại vẫn cần có giá trị khai báo phù hợp để phục vụ thủ tục hải quan.

Quy tắc khai giá trị

• Khai giá trị có cơ sở, phù hợp với hàng hóa thực tế; không tự ý ghi 0 hoặc mức giá quá thấp.
• Ghi rõ mục đích nếu là hàng mẫu, chẳng hạn “Sample – Not for Resale” hoặc “Samples for Testing/Evaluation Only”.
• Thông tin về tên hàng, số lượng, giá trị và xuất xứ phải thống nhất giữa Invoice, Packing List và hàng thực tế.
• Với hàng không phát sinh giao dịch mua bán, cách xác định trị giá có thể khác hàng thương mại và cần căn cứ vào trường hợp cụ thể.

Cách thể hiện trên Proforma Invoice / Commercial Invoice

Invoice nên thể hiện tối thiểu:

• Description: Product Sample – Not for Resale.
• Quantity: số lượng thực tế.
• Unit Value/Total Value: giá trị khai báo có căn cứ.
• Country of Origin: Vietnam.
• HS Code: mã HS phù hợp nếu có yêu cầu.
• Purpose: Samples for Testing/Evaluation Only.

Có thể sử dụng Proforma Invoice khi gửi mẫu không phát sinh giao dịch bán hàng; Commercial Invoice thường dùng cho giao dịch thương mại. Việc lựa chọn chứng từ cần phù hợp với bản chất lô hàng và yêu cầu của đơn vị vận chuyển.

Điều khoản giao hàng (Incoterms)

Incoterms cần phản ánh đúng thỏa thuận giữa người gửi và người nhận, đồng thời ghi rõ điều kiện và địa điểm áp dụng. Các khoản cước vận chuyển, bảo hiểm hoặc chi phí liên quan cũng nên được thể hiện rõ trên chứng từ khi cần thiết.

Quan trọng nhất là Invoice, Packing List, vận đơn và hàng thực tế phải thống nhất thông tin, giúp hạn chế việc phải sửa chứng từ hoặc bổ sung hồ sơ khi thông quan.

Khai báo mục đích gửi & Phân luồng xử lý Hải quan Mỹ

Phân loại theo mục đích gửi

Mục đích gửi cần được khai đúng với thực tế lô hàng, chẳng hạn:

• Sample/Testing: gửi mẫu để thử nghiệm, đánh giá sản phẩm.
• Not for Resale: hàng không nhằm mục đích bán lại.
• Gift: quà tặng cá nhân, nếu đáp ứng điều kiện áp dụng.
• Commercial Shipment: hàng gửi phục vụ giao dịch, mua bán hoặc hoạt động kinh doanh.

Với hàng mẫu, có thể ghi rõ “Sample – Not for Resale” hoặc “Samples for Testing/Evaluation Only”, nhưng vẫn phải khai tên hàng, số lượng và giá trị phù hợp. Việc ghi hàng mẫu không đồng nghĩa với việc hàng được miễn kiểm tra hoặc tự động miễn thuế.

Cơ chế Thuế & Ngưỡng De Minimis (Section 321)

Trước đây, Section 321 cho phép một số lô hàng có tổng trị giá bán lẻ tại nước gửi không quá 800 USD/người nhận/ngày được hưởng cơ chế de minimis nếu đáp ứng điều kiện.

Tuy từ ngày 29/08/2025, Mỹ đã đình chỉ cơ chế miễn thuế de minimis đối với hàng hóa từ tất cả các quốc gia thuộc phạm vi áp dụng, kể cả hàng trị giá từ 800 USD trở xuống. Các lô hàng này phải chịu các loại thuế, phí áp dụng và thực hiện thủ tục nhập khẩu tương ứng.

Do đó, khi gửi hàng mẫu đi Mỹ hiện nay, không nên mặc định hàng có giá trị thấp hoặc hàng mẫu sẽ được miễn thuế theo Section 321. Việc tính thuế và xử lý thông quan còn phụ thuộc vào loại hàng, trị giá, xuất xứ, phương thức vận chuyển và các quy định áp dụng tại thời điểm nhập khẩu.

Bộ chứng từ bắt buộc theo từng nhóm ngành hàng

Bộ chứng từ chung (Mandatory)

Tùy phương thức vận chuyển và loại hình nhập khẩu, một lô hàng đi Mỹ thường cần các thông tin, chứng từ cơ bản như:

• Commercial Invoice hoặc Proforma Invoice: thể hiện tên hàng, số lượng, giá trị khai báo, xuất xứ và mục đích gửi.
• Packing List: mô tả cách đóng gói, số kiện, số lượng và thông tin từng mặt hàng.
• Air Waybill/Bill of Lading: chứng từ vận chuyển do đơn vị vận tải phát hành.
• Thông tin khai báo hải quan: gồm mã HS/HTS phù hợp và các dữ liệu cần thiết để thực hiện thủ tục nhập khẩu.
• Chứng từ bổ sung khác: có thể được yêu cầu tùy hàng hóa, trị giá, xuất xứ hoặc trường hợp kiểm tra thực tế.

Các thông tin trên chứng từ cần thống nhất với hàng thực tế, đặc biệt là tên hàng, số lượng, giá trị và mục đích sử dụng để hạn chế việc phải sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ khi thông quan.

Chứng từ chuyên ngành (Bắt buộc tùy loại hàng)

Không phải mọi lô hàng đều cần chứng từ chuyên ngành. Yêu cầu phụ thuộc vào bản chất sản phẩm và cơ quan quản lý tại Mỹ.

• Thực phẩm, đồ uống, thực phẩm bổ sung: có thể phát sinh yêu cầu về đăng ký cơ sở, FDA Prior Notice, thông tin sản phẩm, nhãn hàng hóa và các yêu cầu khác theo quy định FDA.
• Mỹ phẩm: thuộc nhóm sản phẩm chịu quản lý của FDA; hồ sơ nhập khẩu cần đáp ứng các yêu cầu áp dụng cho từng sản phẩm.
• Dược phẩm, thiết bị y tế: có thể phải cung cấp thông tin và đáp ứng yêu cầu quản lý chuyên ngành của FDA trước hoặc khi nhập khẩu, tùy sản phẩm.
• Hóa chất hoặc sản phẩm có thành phần đặc thù: có thể chịu thêm quy định của cơ quan chuyên ngành khác; hồ sơ cần xác định theo thành phần và mục đích sử dụng thực tế.
• Hàng có nguồn gốc động thực vật: có thể phát sinh yêu cầu kiểm dịch hoặc quy định riêng của USDA và các cơ quan liên quan.

Quy trình 4 bước gửi hàng mẫu đi Mỹ chuẩn

Bước 1: Xác định loại hàng và chuẩn bị mẫu

Trước khi gửi, cần xác định rõ tên sản phẩm, số lượng, chất liệu, mục đích sử dụng và mục đích gửi sang Mỹ. Với hàng mẫu, nên xác định rõ đây là hàng để thử nghiệm, đánh giá hoặc giới thiệu sản phẩm và không nhằm bán lại.

Sau đó, kiểm tra quy định nhập khẩu đối với mặt hàng dự kiến gửi, đặc biệt nếu thuộc nhóm thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế, hóa chất hoặc hàng có nguồn gốc động thực vật. Hàng cần được đóng gói chắc chắn, phù hợp với đặc tính sản phẩm và hạn chế kích thước, trọng lượng không cần thiết.

Bước 2: Lập Invoice và chuẩn bị hồ sơ

Người gửi cần chuẩn bị Commercial Invoice hoặc Proforma Invoice, Packing List và thông tin vận chuyển. Invoice nên thể hiện đầy đủ tên hàng, số lượng, giá trị khai báo, xuất xứ, mã HS/HTS nếu cần và mục đích gửi.

Có thể ghi rõ “Sample – Not for Resale” hoặc “Samples for Testing/Evaluation Only” đối với hàng mẫu phù hợp. Tuy nhiên, hàng không bán lại vẫn cần khai giá trị có cơ sở, không mặc định ghi giá trị bằng 0. Nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, cần chuẩn bị thêm các giấy tờ tương ứng theo yêu cầu của cơ quan quản lý tại Mỹ.

Bước 3: Khai báo hải quan và vận chuyển

Đơn vị vận chuyển hoặc đơn vị khai báo thực hiện khai báo dựa trên thông tin người gửi cung cấp. Nội dung khai báo cần chính xác và thống nhất với Invoice, Packing List và hàng thực tế, đặc biệt ở tên hàng, số lượng, giá trị và mục đích sử dụng.

Sau khi hoàn tất hồ sơ, lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với thời gian và đặc điểm lô hàng. Với hàng mẫu có khối lượng nhỏ và cần giao nhanh, vận chuyển hàng không thường được ưu tiên; các lô hàng lớn hơn có thể cân nhắc phương án khác tùy nhu cầu.

Bước 4: Theo dõi thông quan và nhận hàng tại Mỹ

Sau khi hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển, người gửi có thể sử dụng mã vận đơn/tracking number để theo dõi hành trình. Trong quá trình nhập khẩu, cơ quan Hải quan Mỹ có thể kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa nếu cần.

Nếu phát sinh yêu cầu bổ sung chứng từ, người gửi cần cung cấp thông tin kịp thời để tránh kéo dài thời gian xử lý. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu và các khoản thuế, phí áp dụng, hàng được tiếp tục vận chuyển đến địa chỉ người nhận tại Mỹ.

Tham khảo thêm: Gửi hàng cá nhân đi Mỹ

Tân Phát Express hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình gửi hàng mẫu đi Mỹ, hồ sơ cần chuẩn bị, cách khai báo giá trị và các yêu cầu thông quan. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót chứng từ, phát sinh chi phí và chậm trễ trong quá trình vận chuyển. Khi cần gửi hàng hàng sang Mỹ, bạn nên kiểm tra kỹ quy định áp dụng cho từng mặt hàng và lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp để lô hàng được xử lý thuận lợi hơn.